Det är mycket att tänka på, när det är dags att anordna konferens. Det är många detaljer som ska ihop för att skapa en helhet. Då är en bra planering en förutsättning, för att konferensen ska bli lyckad.
Var i landet vill du anordna konferensen? Ska det vara nära där ni arbetar, eller vill ni ta en längre tur? Att välja ort, är det första steget. Därefter, är det konferensanläggning i själva orten som ska väljas. Ju större stad, eller ort, desto fler anläggningar att välja mellan. Utgå från syfte och behov. Kanske närheten till havet eller vissa aktiviteter är prioriterat? Eller vill ni boka in er på en plats där det finns möjligheter till spa som eftermiddagsaktivitet?
Ska ni ha konferensen över flera dagar, eller bara en dagkonferens? Är det flera dagar, så är det bra att boka boende. Lunch, middag och fika är även det bra att se till att det finns tillgängligt. En del konferensanläggningar har allt i ett. Med boende, mat och lokaler lämpliga för just konferenser.
Beroende på konferensanläggning, så kan du behöva ordna med konferensutrustning. En del, eller väldigt många av dem, ger dig möjligheten att använda det som finns på anläggningen. Men i vissa fall kan du behöva komplettera med specifik utrustning. Se även över hur ni ska sitta i lokalen eller lokalerna. Helt beroende på konferensens syfte och mål så passar olika typer av sittningar bäst. Är det utbildning, så är det bra att placera deltagarna i en så kallad skolsittning. Är det diskussioner som ska ske, så är ett U-bord det bästa. Komplettera gärna även med grupprum.
Se till att göra en tydlig agenda över hela konferensen. Boka in aktiviteter och underhållning, samt kanske eventuellt en föreläsare. Att starta en konferens med en kopp kaffe och att lyssna på en person som ger inspiration är en bra mjukstart.
Se till att boka och samordna transporter. Uppdatera deltagarlistor och se över alla dina beställningar. Se även till att ha lite extra tid över, ifall det är så att du upptäcker att något har missats. Då har du tid att ordna detta. Vill man veta det senaste trenderna på konferensfronten läser du på konferensnyheter.net vilka erbjuder matnyttig information.